چرخه اداري قراردادهاي پژوهشي
الف-مراحل انجام كار تا قبل از عقد قرارداد
روند عقد قرارداد و در پي آن اجراي قرارداد در دانشگاه عبارت است از:
۱- تنظيم پروپوزال توسط عضو هيئت علمي و ارائه آن به مديريت ارتباط با صنعت
۲- ارائه پروپوزال به صنايع ذيربط از طريق مديريت ارتباط با صنعت
۳- پيگيري موضوع توسط مديريت ارتباط با صنعت تا زمان حصول نتيجه
۴- دريافت پيشنويس قرارداد و بررسي آن از لحاظ مسايل حقوقي
مديريت ارتباط با صنعت در ابتدا پس از دريافت پيشنويس قرارداد با رعايت حقوق مادي و معنوي عضو هيئت علمي ذيربط و دانشگاه، كليه مفاد قرارداد را بررسي دقيق و اصلاحات لازم را با هماهنگي طرف مقابل قرارداد اعمال مينمايد. در اين حالت چنانچه لازم باشد جلساتي نيز با نمايندگان كارفرما به منظور نهائي نمودن امر تشكيل مي گردد.
۵-دريافت ريزهزينه قرارداد از مجري و بررسي ريزهزينه مذكور.
۶- امضاء قرارداد توسط طرفين قرارداد پس از اعمال تصحيحات لازم
تبصره: امضاء كنندگان طرفين قرارداد (نمايندگان تامالاختيار) بايد حتيالامكان در بالاترين رده سازماني قرار داشته و يا داراي حكم تفويض اختيار از ايشان باشند.
كليه صفحات يك نسخه از قرارداد توسط رئيس يا معاون پژوهشي دانشكده و عضو هيئت علمي (مجري قرارداد) پاراف گرديده و پس از پاراف كارشناس و بررسي قراردادهاي صنعتي توسط مديريت ارتباط با صنعت ، كليه نسخ توسط معاون پژوهشي و فناوري دانشگاه امضاء ميگردد و قرارداد امضاء شده جهت امضاي كارفرما ارسال ميگردد.
تبصره: پاراف نمودن كليه صفحات قرارداد توسط مجري به منظور تائيد مفاد و قبول مسئوليت اجراي قرارداد توسط ايشان انجام ميپذيرد و پاراف نمودن مسئولين دانشكده مربوطه با هدف پذيرش دانشكده در خصوص همكاري با مجري نسبت به اجراي قرارداد انجام ميگيرد.
ب-مراحل انجام كار بعد از عقد قرارداد
۷- دريافت ابلاغ قرارداد و انعقاد قرارداد داخلي مابين معاونت پژوهشي و فناوري دانشگاه و عضو هيئت علمي مجري .
هدف از انعقاد اين نوع قرارداد جهت انجام پرداخت هاي مربوطه به مجري، نظارت دانشگاه بر نحوه پيشرفت قرارداد و متعهد نمودن مجري در اجراي هر چه بهتر موضوع قرارداد مي باشد. در چارچوب اين قرارداد مجري موظف به اجراي به موقع قرارداد و ارسال گزارشات مطابق زمان بندي تعيين شده در قرارداد اصلي مي باشد.
۸- پرداختهاي مربوط به قرارداد
در صورتي كه اولين پرداخت به عنوان پيشپرداخت باشد و در متن قرارداد خارجي دانشگاه ملزم به ارائه تعهدنامهاي معادل مبلغ پيشپرداخت و ساير ضمانتنامهها باشد ، ضمانتنامههاي مذكور آماده و پس از گرفتن تعهدي معادل تضمين مذكور از مجري قرارداد مربوطه ضمانتنامه امضاء شده توسط رياست دانشگاه به همراه نامه درخواست دستور پرداخت مربوطه تنظيم و پس از امضاء معاونت محترم پژوهشي و فناوري همراه با مدارك فوقالذكر براي كارفرما ارسال ميگردد.
۹-پس از دريافت پيشپرداخت از كارفرما سپس دستور پرداخت مربوطه تنظيم به همراه چك دريافتي يا مشخص شدن اعتبار قرارداد موردنظر موجود در دانشگاه و پس از امضاء معاونت محترم پژوهشي و فناوري همراه با مدارك فوقالذكر به امور مالي دانشگاه ارسال ميگردد.
تبصره: همين روال در خصوص كليه پرداختهاي قرارداد انجام خواهد شد.
۱۰- تهيه متمم قرارداد (در صورت نياز)
چنانچه در حين اجراء پروژه نياز به افزايش و يا كاهش حجم قرارداد، مدت و يا مبلغ آن باشد ، متمم قرارداد و يا اصلاحيههاي دريافتي از كارفرما پس از امضاء توسط معاون پژوهشي و فناوري دانشگاه جهت امضاي كارفرما عودت داده خواهد شد.
۱۱- امكان نظارت بر گزارشات مرحلهاي و نهايي پيشرفت پروژه
مجري در پايان هرمرحله از قرارداد اقدام به تهيه گزارش مينمايد كه يا از طريق مديريت ارتباط با صنعت و يا به صورت مستقيم توسط مجري به كارفرما ارسال خواهد شد.
۱۲- تسويه حساب نهايي
درخاتمه مديريت ارتباط با صنعت اقدامات لازم درخصوص دريافت گزارش نهائي از سوي مجري ، تسويه حساب مبالغ قرارداد و اخذ مفاصا حساب هاي لازمه را انجام ميدهد.
۱۳-اعلام رسمي خاتمه قرارداد و ارائه نامه خاتمه قرارداد به مجري پروژه و انتقال پروژه در سيستم كنترل پروژه از ليست قراردادهاي جاري به خاتمهيافته .
هماكنون دريافت و ارسال پروپوزالها به صورت سيستماتيك در حال انجام بوده و تفاهمنامههاي مختلف پژوهشي تحت كنترل ميباشد.براي تفاهمنامههاي فعال با سازمانهاي بزرگ نيز كميتههاي مشتركي فيمابين طرفين تفاهمنامه شكل گرفته و با برگزاري جلسات منظم دورهاي ، به اجراي هر چه بهتر بندهاي مختلف تفاهمنامه پرداخته ميشود.
كنترل پروژههاي جاري ، هماهنگي مستمر با واحد مالي دانشگاه در پرداختهاي به موقع به مجريان پروژهها ، ارائه اطلاعات پروژهها و ميزان پيشرفت آنها براي روساي دانشكدهها و.... از جمله فعاليتهاي در حال اجرا در اين مديريت ميباشد كه منجر به توسعه اين سر فصل كاري هم از جنبه كنترلي ، هم از جنبه نظارتي و هم از جنبه اجرايي و شفافسازي گرديده است. |